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Informatisation en EHPAD

Christian Jacquemot,  Anne-Sophie Rigaud

Service de Gérontologie clinique
Hôpital BROCA
CHU Cochin Port-Royal, Université René Descartes, Paris V
54/56 rue Pascal
75013 PARIS
Téléphone : 01.44 08 36.36
Télécopieur : 01 44 08 36.18
anne-sophie.rigaud@brc.ap-hop-paris.fr

Contexte

Le médecin coordonnateur (MC) est un interlocuteur privilégié auprès des résidants, des familles, des soignants du directeur ainsi que des familles et des intervenants extérieurs. Il est également en lien avec le réseau local (en particulier les hôpitaux de proximité) et les tutelles.

Conformément au décret du 17 avril 1999 qui énonce l’ensemble des missions du MC dans l’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), celui-ci exerce essentiellement la fonction de coordination et de conseil.

Les deux grands défis de sa fonction sont de (1) former et informer l’équipe soignante et les professionnels en lien avec l’EHPAD, (2) coordonner les nombreux acteurs autour de la PA et de sa famille : directeur, équipe soignante, professionnels libéraux, institutions en réseau, tutelles.

L’approche par les techniques de l’information

Les principes généraux

Nous proposons une approche utilisant les technologies Internet et les réseaux à haut débit afin de définir, réaliser et déployer un système d’outils de travail en commun pour les différents acteurs intervenant dans les EHPAD.

Les acteurs

Différents acteurs peuvent se connecter :

- à l’intérieur de l’EHPAD

des acteurs du soin (MC, soignants de l’EHPAD, intervenants extérieurs), d’acteurs administratifs, de la famille du résident. Certains périphériques doivent avoir une ergonomie adaptée aux personnes âgées

- à l’extérieur de l’EHPAD

Outre l’administrateur du système, d’autres intervenants peuvent se connecter par exemple :la famille, les soignants extérieurs intervenant dans l’EHPAD (médecin généraliste, infirmière, association d’aide au domicile, orthophoniste, kinésithérapeute, assistante sociale, pharmacien) et les professionnels des hôpitaux en lien avec l’EHPAD.

Le portail

Le portail Web fournit un ensemble de services adossés à des bases de données et accessibles simultanément par un nombre important d’acteurs connectés à Internet.

Le portail Web a une sûreté de fonctionnement. Il présente une sûreté de fonctionnement du fait d’une haute disponibilité, d’une sécurité d’emploi par chiffrement. Les intervenants qui se connectent sont identifiés et ont un accès personnalisé et sécurisé. L’information est sécurisée et traçable. Le portail Web est ouvert. Un ajout dynamique de contenu et de nouveaux services est possible.

Le point d’accès

Le point d’accès permet aux différents intervenants de se connecter au portail par l’intermédiaire d’une ligne haut débit et  intègre des périphériques d’entrées-sorties. Il présente une sûreté de fonctionnement du fait d’une haute disponibilité, d’une sécurité d’emploi par chiffrement. Il supporte des réseaux locaux (USB, Firewire, WiFi, CPL) et est ouverts afin de permettre l’ajout de nouveaux périphériques.

Les services

Le système permet de gérer et archiver des listes de diffusion, des forums de discussion, des documents partagés, des journaux et dépêches. La visio-conférence permet des réunions des différents acteurs sans déplacement coûteux en temps et en moyens financiers. Par ailleurs, il permet de conserver la dimension humaine et relationnelle.

Les exemples d’utilisation du système d’information

On peut citer plusieurs exemples d’utilisation du système d’information.

La formation du MC

Problématique

Les besoins de formation constituent un enjeu de taille. En effet, les besoins en médecins coordonnateurs et le nombre de postes à pourvoir sont élevés. Au cours de la mise en place des conventions tripartites, les besoins en médecins coordonnateurs d’EHPAD peuvent être estimés à 2500 Equivalents Temps Plein médecins coordonnateurs d’EHPAD pour 7000 établissements.

Par ailleurs, la spécificité de la fonction de MC nécessite une compétence d’exercice institutionnel et une compétence gérontologique et gériatrique.

L’apport des techniques de l’informatique

En ce qui concerne la formation initiale ou continue, le MC est en lien par le biais du télé-enseignement avec les experts mandatés par l’université ou les associations de médecins généralistes. Différents service peuvent être mis à disposition de façon dynamique : mise en ligne du contenu des diplômes universitaires, visio-conférences, programme de formation, bibliographies, systèmes de questions-réponses, journaux et actualités médicales.

Actuellement, la formation du MC fait actuellement l’objet d’une réflexion par le groupe des médecins coordonnateurs de la Société Française de Gérontologie (SFG). Un questionnaire est en cours d’élaboration et sera la base d’un cahier des charges dans ce domaine.

La formation gérontologique des soignants et intervenants libéraux

Problématique

Le MC a également un rôle dans la formation continue des soignants et intervenants libéraux.  Des domaines variés doivent être abordés tels que la maladie d’Alzheimer, les risques iatrogènes des médicaments, la prévention des incapacités, la prévention des infections, les troubles du comportement, la prévention des chutes, la nutrition, les gestes d’urgence, la prévention de la malveillance, l’accompagnement de fin de vie.

L’apport des techniques de l’informatique

Les techniques informatiques permettent au MC de mettre en lien les soignants à l’intérieur et extérieur à l’EHPAD à former et le(s) expert(s) dans le domaine considéré. On peut proposer la rédaction en collaboration de livre blancs dédiés à un thème particulier, consultables en ligne et imprimables, l’élaboration de protocoles et procédures, de systèmes de questions réponses sur différents thèmes, de journaux et journaux et actualités médicales. L’intérêt est de créer une base de données d’information à la disposition de tous les partenaires de la prise en charge des personnes âgées

Rapport médical

Problèmatique

Le rapport médical est fourni aux tutelles par le MC. Il contient des informations sur les affections, les dépendances, l’évaluation des pratiques et l’organisation des soins, une analyse statistique chiffrée des événements survenus au cours de l’année : journées d’hospitalisation, le nombre de décès et leur cause, le nombre de chutes te de contention, le bilan de la formation des équipes.

L’apport des techniques de l’informatique

Le MC peut s’aider des techniques informatiques dans la rédaction de son rapport annuel médical. On peut proposer la définition d’un canevas de rapport médical annuel, des outils pour sa gestion et pour l’analyse des dossiers médicaux permettant la génération automatique de statistiques.

Gestion d’un dossier médical

Problèmatique

Le dossier médical est tenu par le médecin traitant. Le MC s’assure qu’il est consultable et conservé. Son contenu doit contenir les motifs d’entrées-sorties, les comptes-rendus d’hospitalisation, les mesures de prévention à mettre en œuvre.

L’apport des techniques de l’informatique

Le dossier médical informatique doit assurer une confidentialité et une intégrité des données. Le dossier est consultable, modifiable en ligne et imprimable par les personnes autorisées. Il doit être accepté par tous les acteurs impliqués dans l’élaboration du dossier avec une vue adaptée à chaque acteur. Actuellement, le dossier médical fait actuellement l’objet d’une réflexion par le groupe des médecins coordonnateurs de la SFG. Un questionnaire est en cours d’élaboration et sera la base d’un cahier des charges.

La gestion de médicaments

Les techniques informatiques peuvent aider à la gestion des médicaments en donnant une information sur les médicaments accessible en ligne, une aide à la prescription, une participation à des programmes d’évaluation des médicaments.

Contribution à l’aide au diagnostic (par exemple évaluation des fonctions cognitives) par télédiagnostic

Problématique

Le diagnostic et la prise en charge des patients souffrant de maladie d’Alzheimer est encore insuffisamment fait en EHPAD.

L’apport des techniques de l’informatique

L’aide au diagnostic par les techniques informatiques peut se faire en fournissant des outils d’aide au diagnostic accessibles en ligne et adaptables aux conditions locales. Différents outils diagnostic peuvent être fournis : MMS de Folstein, tests de mémoire des 5 mots ; tests de l’horloge, fluences verbales, évaluation des activités de vie quotidienne, échelles de dépression gériatrique. On peut également mettre en place un système de questions réponses ou du télé-diagnostic (services diagnostiques fournis par le(s) expert(s) aux MC et médecins généralistes intervenant dans les EHPAD).

La stimulation cognitive

Problématique

La prise en charge de la maladie d’Alzheimer est globale comportant des traitements médicamenteux et une prise en charge non pharmacologique. Ainsi, la stimulation cognitive permet une meilleure mobilisation des ressources cognitives des patients.

L’apport des techniques de l’informatique

Il est possible de concevoir des systèmes permettant la participation du résidant. Il est alors essentiel que le ou les périphériques aient une ergonomie adaptée aux déficits des résidants. L’identification du résident doit être simplifiée. Par ailleurs, les périphériques doivent être adaptés aux résidents ( TV, télécommande très simplifiée).

Il est également possible de proposer de la stimulation cognitive par des exercices accessibles en ligne et adaptés en fonction du résident et de ses résultat.  

Aide à la prise en charge par aide aux aidants des patients souffrant de démence

Problématique

Différents travaux ont montré que la présence d’un proche souffrant de MA était une lourde charge psychologique, somatique et financière pour la famille. L’information, la formation, le soutien des aidants s’avère donc indispensable. Des programmes d’aide aux aidants ont été élaborés. Un Programme Hospitalier de Recherche Clinique qui est coordonné par Jocelyne de Rotrou et qui vise à évaluer le bénéfice de ces programmes de guidance des familles est actuellement en cours.

L’apport des techniques de l’informatique

Le MC sera en lien avec les soignants de L’EHPAD, les aidants familiaux et les experts chargés de la guidance des familles. Les techniques de l’informatique utilisées sont les visio-conférences, la rédaction de livres blancs, l’accès à des forum de discussion.

En conclusion

Les technologies de l’information apportent des solutions susceptibles de l’aider dans ses missions et de simplifier sa fonction et ouvrent des perspectives d’amélioration de la prise en charge du résident en EHPAD.

 

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